Er zijn ruim vijfhonderd Europese instanties waarbij je documenten kunt opvragen en deze gremia hebben de plicht om je zo goed mogelijk te helpen. Hier is een strategie:
Bedenk vooraf bij welke instantie(s) je een verzoek wilt indienen en welke (soort) documenten je wilt hebben.
Ga naar AsktheEU en maak een gratis account aan.
Deze website is opgezet door de transparantie-activisten van Access Info Europe (access-info.org) en opereert onafhankelijk van de eu.
Zoek via de optie ‘Browse Requests’ eerst naar openbaarheidsverzoeken die eerder door anderen zijn gedaan. Je kunt zoeken op trefwoorden. Dit om te voorkomen dat je het wiel opnieuw gaat uitvinden. Verzoeken die zijn ingewilligd, worden op de website gepubliceerd, inclusief de vrijgegeven documenten. Die kun je dus gebruiken voor je eigen verhaal.
Maak je eigen openbaarheidsverzoek óók met AsktheEU, via de optie ‘Make a Request’. Dan heb je het voordeel van hun adressenbestand: AsktheEU stuurt jouw verzoek automatisch naar de juiste adressen. Je moet hierbij wel een belangrijke keuze maken. Omwille van volledige transparantie wordt elk verzoek, inclusief de hele correspondentie en de vrijgegeven stukken, door AsktheEU met de hele wereld gedeeld. Dat betekent dat jouw verzoek voor iedereen zichtbaar is, en iedereen kan zien aan wat voor een verhaal je werkt. Als je meer privacy wilt, kun je een betaald account nemen. De prijs voor journalisten was in 2022 240 euro per jaar. Je krijgt daar veel voor terug; niet alleen vertrouwelijkheid (zie punt 7).
Formuleer je verzoek nauwkeurig én kort. Te veel tekst geeft ambtenaren de kans om weigergronden te vinden. Omgekeerd zullen ze jou beslist om een toelichting vragen als je formulering te summier was. Je hoeft niet te zeggen waarvoor je de documenten nodig hebt. En een laatste belangrijke waarschuwing: vraag om ‘documenten’, niet om ‘informatie’! Het recht op informatie valt in Brussel onder een heel andere wet en wordt heel anders behandeld dan het recht op openbaarheid van documenten.
Naast standaarddocumenten zoals rapporten, notulen of e-mails kun je ook wetgeving bekijken. Veel eu-wetgeving bevat verplichtingen voor lidstaten om regelmatig rapporten naar de Europese Commissie te sturen. Door die op te vragen, kun je een overzicht krijgen van de situatie in verschillende landen.
In de betaalde versie van AsktheEU krijg je toegang tot je eigen dashboard, waarop al je verzoeken en reacties bij elkaar staan. Je krijgt dan ook automatische reminders als je stappen moeten zetten in het proces. Zo stuurt AsktheEU vanzelf een e-mail wanneer de reageertermijn van vijftien werkdagen (eventueel verlengd met nog eens vijftien werkdagen) is overschreden.